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Pro action café

Pro action café

Le

Coaché par le groupe

Dans la catégorie outils de l’intelligence collective, J’ai récemment découvert le “pro action café”. Une idée que l’on trouve en 2008 dans un article de Rainer v. Leoprechting et Ria Baeck que j’ai très envie de partager.

Imaginez une entreprise avec de nombreux projets, dans laquelle on aimerait profiter de l’intelligence du groupe pour relancer, voir débloquer ses projets. Dans le pro action café, nous allons utiliser le groupe comme un coach personnel pour chaque porteur de projet. Parce qu’il est évident que ces porteurs de projets ont toutes les compétences pour mener à bien leur projet.

Le déroulement

Le principe est simple, organiser des tables de 4 ou 5 personnes. À chaque table nous trouverons un porteur de projet. Cette personne dépositaire du savoir sur le projet doit être capable de répondre à toutes les questions qui vont lui être posées. Dans le jargon Scrum, on dirait “product owner” ou responsable produit.

Tous les autres participants vont passer de table en table pour interroger les porteurs de projets par cycle de 20 minutes entre coupé de période de restitution de 5 minutes. Il est important de souligner qu’interroger nécessite une grande rigueur pour ne jamais donner son avis et ne pas apporter directement des éléments de réponse. L’idée étant bien de ne pas dé-responsabiliser le porteur de projet, mais de l’aider à trouver les réponses. Une fois l’habitude prise, faire trouver des solutions sous forme de question deviens un véritable jeu : Comment fera tu pour gérer ce détail ? Et si il arrive ça ?

Un exemple pas à pas

Prenons par exemple le cas suivant : 3 tables de 4.

  • Durant les 20 première minutes, chaque sous groupe posent les premières questions à nos 3 porteurs de projets.
  • Une fois cette série terminés, les “non” porteurs de projets se mélangent et changent de table.
  • Les porteurs de projets vont, en 5 minutes, exposer leurs apprentissages et répondre à quelques questions d’éclaircissement.
  • Puis on repars pour un nouveau cycle avec 20 minutes pour que les sous groupes posent la seconde série de question.
  • Une fois cette série terminés, les “non” porteurs de projets changent à nouveau de table.
  • Les porteurs de projets vont, en 5 minutes, exposer leurs apprentissages à leurs nouveaux interlocuteurs.
  • Et l’on abordera alors le dernier cycle avec la dernière série de question, toujours en 20 minutes.
  • À la fin de ce cycle, on peut soit terminer avec une restitution en petits groupes comme pour les cycles précédents ou proposer une restitution en grand groupe avec chaque porteur de projet qui présentera l’ensemble de ses apprentissages à tout le monde.

Quel est ta quête ?

La première série de question consiste à aider le porteur de projet à exposer les tenants et les aboutissants de son projet. La première question est “Quelle est ta quête ?”, que l’on peut facilement compléter par des questions comme

  • Qui seront tes utilisateurs ?
  • Pourquoi ont ils besoins de toi ?
  • Pourquoi vont ils te choisir plutôt qu’un autre ?
  • Quelle valeur apporte tu en plus des autres ?

Ou pour reprendre les questions du “Lean Canvas”

  • Qui sont tes clients ?
  • Quel problème ont-ils ?
  • Comment font ils aujourd’hui ?
  • Comment vas tu les contacter ?
  • Comment pourras tu observer la réussite de ton projet ?
  • Quelle solution apporte tu ?
  • Quelle est ta proposition de valeur unique ?
  • As tu un avantage particulier sur tous tes concurrents ?

Il te manque quoi pour avancer ?

La seconde question aborde la mise en œuvre du projet, elle s’appuie sur les apprentissages de la question précédente. Lister en 20 minutes une partie des moyens nécessaires permettra de “dérisquer” le projet rapidement. Avec des questions très orienté solutions comme :

  • Parmi tous les éléments récoltés précédemment, quels sont ceux qui sont des hypothèses ?
  • Parmi es hypothèses, quelles sont celles qui te semble le plus facile à vérifier ? Celles qui sont le plus onéreux ? Celles qui sont le plus difficile à vérifier ?
  • Pour vérifier les hypothèses les plus risqués de ton business modèle, as tu besoins de matériel, de ressources ?
  • Comment vas tu faire pour vérifier tel ou tel hypothèse ?

Durant cette étape, il est possible d’énumérer un grand nombre de besoins humains, techniques ou financiers indispensable à la réussite du projet. Une fois récoltés, il sera intéressant de les trier du plus difficile au plus facile, pour voir au plus vite si l’une de ces contraintes matériel est impossible à réalisé. Au quel cas, il faudra probablement chercher des solutions de contournement ou changer le projet.

Quel est la prochaine étape ?

Dans une logique très “agile”, petits pas, ou itérative, libre à chacun de choisir le nom qu’il préfère, il est important de découper le travail en tout petit bouts et d’identifier avec précision la prochaine étape.

Durant cette série de questions, le groupe pourra aborder des questions relatives :

  • au planning des jours à venir,
  • au découpage du projet,
  • à la coordination des différents acteurs qu’il faudra mettre en place,
  • à la charge de travail des prochains jours pour le ou les porteurs de projets,
  • à la responsabilité des estimations (qui à estimé ? Qui va le réaliser ?)
  • quels seront les éléments observable qui te permettrons de dire que cette étape sera fini ? Et celle d’après ?

En bref, quel sont les prochaines histoires utilisateurs et comment faire pour les valider ?

Conclusion

Avec cet exercice simple, il est possible de donner un véritable coup de fouée à de très nombreux projets en moins d’une heure et demis. Aucun travail technique ne sera réalisé contrairement à un “hackathon” ou un forum ouvert, mais tous les porteurs de projets vont repartir avec les idées beaucoup plus claire sur quoi et peut-être même comment faire durant les prochaines semaines. En fonction du groupe et des projets, il pourrait être nécessaire d’organiser un autre événement pour mesurer et communiquer sur l’avancement.

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